Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Aufruf der Website und Serverprotokolle

Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Seite, übertragene Datenmenge, Referrer und Browserinformationen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und stabilen Bereitstellung, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr.

Hosting-Anbieter ist die Hetzner Online GmbH. Von uns geführte technische Serverprotokolle werden grundsätzlich spätestens nach sieben Tagen gelöscht. Eine längere Aufbewahrung erfolgt nur, wenn ein konkreter Sicherheitsvorfall dies erfordert.

3. Lokale Vorprüfung im Browser

Das Einlesen und die erste technische Analyse einer XML-Rechnung erfolgen lokal im Browser. Der Inhalt wird hierfür nicht an unseren Server übertragen. Die lokale Verarbeitung endet, wenn die Seite geschlossen oder eine andere Datei ausgewählt wird.

4. Optionale KoSIT-Prüfung als Auftragsverarbeitung

Nur nach ausdrücklicher Bestätigung und einem gesonderten Klick wird die XML-Datei über eine verschlüsselte Verbindung an unseren Server übertragen und technisch mit dem KoSIT Validator geprüft. Rechnungen können insbesondere Namen, Anschriften, Kontaktdaten, Vertrags- und Leistungsangaben, Steuerdaten sowie Zahlungs- und Bankverbindungsdaten enthalten.

Soweit der Nutzer Verantwortlicher ist oder für einen Verantwortlichen handelt, erfolgt diese Verarbeitung ausschließlich in dessen Auftrag und auf dessen Weisung. Maßgeblich sind die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und die technischen und organisatorischen Maßnahmen. Die Datei wird in einem getrennten temporären Arbeitsverzeichnis verarbeitet und direkt nach Abschluss gelöscht. Rechnungsinhalte werden nicht für Werbung, Profiling oder KI-Training verwendet.

5. Reichweitenmessung mit Umami

Wir setzen eine selbst gehostete Umami-Instanz ein. Erfasst werden aufgerufene Seiten, Referrer, Gerätetyp, Browser, ungefähres Herkunftsland, Sitzungsdauer sowie anonyme Produktereignisse wie Upload, Prüfergebnis, Korrektur und Download. Rechnungsinhalte, Dateinamen, Namen, E-Mail-Adressen und Zahlungsdaten werden nicht als Analysedaten übermittelt.

Umami setzt keine Analyse-Cookies. Die Do-Not-Track-Einstellung wird respektiert und URL-Suchparameter werden nicht erfasst. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der datensparsamen Messung der Nachfrage und Verbesserung des kostenlosen Angebots. Die Analysedaten werden spätestens nach zwölf Monaten gelöscht.

6. Kontakt per E-Mail

Bei einer Kontaktaufnahme verarbeiten wir Absenderadresse, Inhalt, Zeitpunkt und technisch erforderliche Metadaten zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglicher oder vertraglicher Kommunikation, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse liegt in der Beantwortung geschäftlicher Anfragen.

Das Postfach wird bei united-domains GmbH bereitgestellt. Eingehende Nachrichten werden derzeit zusätzlich an ein Gmail-Postfach von Google Ireland Limited weitergeleitet und dort bearbeitet. Dabei kann nicht ausgeschlossen werden, dass Google-Dienste Daten auch in Drittländern verarbeiten. Informationen hierzu stellt Google in seiner Datenschutzerklärung bereit. Bitte sende keine Rechnungsdateien oder besonders schutzbedürftigen Angaben unverschlüsselt per E-Mail.

Korrespondenz wird gelöscht, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten entgegenstehen. Geschäftliche Korrespondenz kann aufgrund gesetzlicher Pflichten länger aufzubewahren sein.

7. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Empfänger sind nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Dienstleister. Hierzu zählen insbesondere Hetzner Online GmbH für Hosting, united-domains GmbH für E-Mail-Dienste und – bei weitergeleiteter Korrespondenz – Google Ireland Limited. Mit Auftragsverarbeitern schließen wir, soweit erforderlich und verfügbar, Verträge nach Art. 28 DSGVO. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

8. Rechte betroffener Personen

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen aufgrund berechtigter Interessen (Art. 21). Anfragen richtest du an kontakt@xrechnungsretter.de.

9. Beschwerderecht

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für unseren Sitz zuständig ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel, datenschutzzentrum.de.

10. Sicherheit und Änderungen

Wir verwenden insbesondere Transportverschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, kurze Speicherfristen, getrennte temporäre Arbeitsverzeichnisse und technische Begrenzungen gegen Missbrauch. Diese Erklärung wird bei Änderungen der Funktionen, Dienstleister oder Rechtslage angepasst.

Stand: 20. Juli 2026